(bilagor: revisorernas rapport och tre informationsbroschyrer)

1. Farsta stadsdelsnämnd överlämnar och åberopar, som sitt yttrande över årsrapporten för 2003, förvaltningens tjänsteutlåtande
2. Omedelbar justering

Gillis Hammar

stadsdelsdirektör

Revisorerna har avlämnat sin årsberättelse för 2003. Nämnden har fått omdömet Tillfredsställande/Tillräckligt i samtliga avsnitt. Revisionskontorets bedömningar är i korthet att:

• Farsta stadsdelsnämnds ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat är tillfredsställande och verksamheterna följer kommunfullmäktiges mål och prioriterade inriktningar.
• Nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillfredsställande och prognoserna har blivit bättre
• Sjukfrånvaron har minskat på grund av ett aktivt arbete av nämnden
• Bokslut och räkenskaper är rättvisande

Förvaltningen instämmer i huvudsak i revisionens bedömningar och synpunkter.

Ärendet har beretts inom förvaltningsledningen.

Revisorerna har överlämnat sin årsrapport avseende 2003 för stadsdelsnämndens yttrande. Yttrandet skall vara avlämnat senast den 28 maj 2004.

 Revisionsrapporten och förvaltningens synpunkter

Revisionskontorets granskning omfattar följande områden:

• Nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat
• Nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten
• Nämndens delårsrapport/bokslut och räkenskaper

Man har även följt upp nämndens åtgärder med anledning av tidigare revisionsrapporter.

I det följande redovisas revisionsrapporten per rubrik – revisionens bedömning och förvaltningens synpunkter.

Nämndens resultat

Revisionen bedömer att nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat för året är tillfredsställande.

Revisionen bedömer också att nämnden följer kommunfullmäktiges mål och prioriterade inriktningar i verksamheterna men noterar att målet att halvera biståndsberoendet till 2004 inte är uppfyllt.

Revisionen redovisar utan särskilda kommentarer budgetutfall och nämndens förklaringar till över- respektive underskott inom de olika verksamhetsgrenarna. Vidare att nämndens åtaganden till övervägande del har uppfyllts.

Här redovisas hur nämnden arbetat med kommunfullmäktiges uppdrag. Bl.a. att nämnden inte har uppnått målet om en halvering av antalet bidragstagare.

Förvaltningen har inga synpunkter på detta avsnitt.

Nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten

Revisionen gör bedömningen att nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillfredsställande.

I rapporten konstateras att nämndens prognoser, med undantag för resultatenheternas, förbättrats från föregående år. Revisionen har noterat förvaltningens förklaring beträffande resultatenheterna – anbefalld sparsamhet för att kunna täcka väntade kostnadsökningar 2004.

Verksamhetsplanen för 2004 bedöms ge en god bild av ekonomi, verksamhet och kvalitet. Nämndens mål och åtaganden överensstämmer med kommunfullmäktiges och nämnden redovisar planer för uppföljning av åtaganden liksom hur dialog mellan ledning och enheter ska föras.

Såväl verksamhetsplan som verksamhetsberättelse följer kommuncentrala direktiv. Revisionen noterar också att utvecklingen av nyckeltalen – prestationer och kostnader – i år kommenterats under respektive verksamhet.

Uppföljningen av verksamhet och kvalitet – klagomålshantering, olika verksamhetsuppföljningar samt hälso- och sjukvård – bedöms tillfredsställande.

Vad gäller minskningen av barngruppernas storlek anser revisionen att det är oklart hur stor den faktiska minskningen i staden varit. Detta eftersom kvaliteten i nämndernas uppgifter varierar. Revisionen anser att nämnderna behöver mer precisa centrala anvisningar för hur mätningarna ska göras. Av revisionsrapporten framgår inte hur man bedömer kvaliteten i Farstas uppgifter.

Revisionskontoret har granskat hur nämnden hanterar avvikelser inom äldreomsorgen. Det konstateras att rutiner och instruktioner finns för hur man tar hand om avvikelser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och Lex Maria och att rutinerna fungerat. Man föreslår dock att förvaltningen hittar ett sätt att informera nämnden om inträffade avvikelser och vidtagna åtgärder.

Även när det gäller anmälningar enligt lex Sarah, enligt socialtjänstlagen, finns instruktioner för personalens agerande. Revisionen har dock funnit dels att all personal inte kände till anmälningsskyldigheten dels att två stölder inte anmälts enligt Lex Sarah. Anmälan gjordes efter revisionsbesöket.

Vad gäller sjukfrånvaron bedöms att nämnden arbetat aktivt för en minskning även om nämndens mål om en frånvaro under 10% inte uppnåtts. Sjukfrånvaron ligger högre än för staden totalt men Farsta är den stadsdel där sjukfrånvaron minskat som mest.

Revisionen konstaterar att nämnden ännu inte genomfört någon arbetsmiljöenkät för samtliga medarbetare, enligt vad som rekommenderas i stadens personalpolicy, men att en enkätundersökning riktad till samtliga chefer görs årligen.

Den interna kontrollen bedöms som tillfredsställande med undantag för att aktuella inventarieförteckningar saknas vid somliga enheter. Samtliga kontroller som angetts i internkontrollplanen har inte heller genomförts. Revisionen noterat att förvaltningen reviderat rutinerna för hantering av inventarieförteckningar – ansvariga lämnar en kopia till budget och redovisning senast den 20 jan varje år.

Revisionen har gjort en särskild granskning av avgiftshanteringen inom äldreomsorgen i hela staden. Man har tittat på överensstämmelsen mellan den boendekostnad som registrerats i paraplysystemet och den hyra som debiterats i särskilda boenden. Felaktiga eller saknade uppgifter om boendekostnad har generellt minskat men förekom fortfarande, också i Farsta, vilket kan medföra att för hög avgift tas ut. Förvaltningarna måste därför bygga upp egna kontrollrutiner.

Nämndens upphandling av gatu- och parkskötsel har granskats och bedöms i allt väsentligt vara affärsmässigt genomförd.

Förvaltningen har tagit till sig revisionens påpekanden och vidtagit följande åtgärder:

• Fr.o.m. 2004 informeras nämndens sociala delegation om rapporterade avvikelser enligt hälso- och sjukvårdslagen, genom en sammanställning som ska lämnas halvårsvis. Lex Maria-beslut, där det är delegerat till medicinskt ansvarig sjuksköterska att göra anmälan till Socialstyrelsen, anmäls på lista till nämnden. Lex Sara-utredningar ska anmälas till nämnden.
• I fallet med de två stölderna inom hemtjänsten vill förvaltningen påpeka att stölderna uppdagats mycket snabbt, att polisanmälan gjordes omgående och att nämnden informerats, allt före revisionens besök. Däremot formaliserades det inträffade som en Lex Sarah-utredning först efter påpekandet från revisor. Någon Lex Sarah-anmälan till länsstyrelsen blev inte aktuell eftersom åtgärder vidtagits omgående.
• I mars 2004 har förvaltningen utformat broschyrer om anmälningsskyldigheten enl. Lex Maria och Lex Sarah samt avseende personskada för personer som omfattas av LSS. Broschyrerna (bif.) har distribuerats till all personal inom äldreomsorgs- och LSS-verksamheter. Förvaltningen har också sammanställt pärmar med aktuella anvisningar, instruktioner och rutiner vilka f.n. skickas ut till äldreomsorgens samtliga enheter med särskilt boende. Rutinpärmarna innehåller också broschyrerna om anmälningsskyldighet. Liknande pärmar kommer att iordningställas för hemtjänsten.
• Förvaltningen har för ett par år sedan gjort den slags kontroll av äldreomsorgsavgifter som revisionskontoret nu genomfört. Kontrollerna kommer att återupptas under 2004.

Nämndens bokslut och räkenskaper

Revisionskontoret bedömer att bokslut och räkenskaper är rättvisande.

Påpekanden från föregående årsrapport om att s.k. löneförskott ska attesteras av överordnad har lett till ändrade rutiner. Däremot förekommer fortfarande enstaka fall av felaktig momsredovisning vid intern representation. Revisionen noterar dock att förvaltningen reviderat rutinerna för personalrepresentation m.m. och tagit upp att momsavdrag medges med högst 22,50 kr per person.

Förvaltningen har inga synpunkter i detta avsnitt.