Din position: Hem > Stockholms stad > AB Svenska Bostäder > Sammanträde 2012-06-14
Styrelsens ordförande och vice ordförande utsågs att justera dagens protokoll.
Utsänt förslag till dagordning godkändes med tillägg enligt § 20.
Anmäldes att protokoll från styrelsens sammanträde den 3 maj 2012 (nr 4 - 2012) och den 31 maj 2012 (nr 5 - 2012) är justerat och utsänt.
Anmäldes protokoll från extra bolagsstämma den 11 juni 2012 med aktieägarna i Svenska Bostäder.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Ombildning till bostadsrätt”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 4).
Under överläggning yrkade vice ordföranden i enlighet med vad som anförs i Bilaga 4 A.
Under överläggning yrkade ledamöterna Karin Hanqvist och Jan Sörling, med instämmande av suppleanten Gunilla Bhur samt personalrepresentanterna Curt Öhrström och Conny Tedenbring, i enlighet med vad som anförs i Bilaga 4 B.
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan,
att erbjuda tomträtter till försäljning enligt följande:
· Svenska Högarna 4, köpeskilling 30 Mkr
· Häftstiftet 2, köpeskilling 38 Mkr jämte separationskostnader
· Säteritaket 2, köpeskilling 170 Mkr,
att i övrigt godkänna rapporten,
samt att häva sekretessen på ärendet.
Mot beslutet reserverade sig vice ordföranden samt ledamöterna Karin Hanqvist och Jan Sörling, med instämmande av suppleanten Gunilla Bhur.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Nyproduktion, rapport”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 5).
Verkställande direktören lämnade en kompletterande redogörelse.
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att godkänna rapporten.
Det noterades till protokollet att en mer omfattande och fyllig rapport om nyproduktion skall lämnas två gånger per år samt att en översiktlig rapport skall lämnas vid övriga styrelsemöten.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Bokslut tertial 1 och prognos 1 för helåret 2012”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 6).
Verkställande direktören och finanschef Lars Brogren lämnade en kompletterande redogörelse.
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att godkänna redogörelsen av utfall första tertial 1 2012 och resultat- och investeringsprognos 1 för helåret.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Finansiell rapport april 2012”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 7).
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att godkänna finansiell rapport för april 2012.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Fastställande av arbetsordning m m”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 8).
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att fastställa i ärendet redovisat förslag till arbetsordning jämte instruktion för arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Översyn av attestinstruktion och attestdelegering”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 9).
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att fastställa i ärendet redovisat förslag till attestinstruktion och attestdelegering.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Översyn av policydokument”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 10).
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att fastställa i ärendet redovisade policydokument.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Beslutsunderlag investering kv Sätra stall”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 11).
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att genomföra investeringen enligt i ärendet redovisade förutsättningar och känslighetsanalys samt att uppdra åt VD att teckna exploateringsavtal med staden.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Exploatering av Albano med student- och forskarbostäder m m – samarbetsavtal med Akademiska Hus”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 12).
att godkänna rapporten,
att uppdra åt verkställande direktören att teckna samarbetsavtal med Akademiska Hus avseende exploateringen av Albano,
samt att uppdra åt verkställande direktören att teckna eventuella avtal med Akademiska Hus avseende förtida projektering.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Upphandling ramavtal avseende Aptus-passersystem för Svenska Bostäder med dotterbolag”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 13).
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att uppdra åt VD att genomföra i ärendet redovisad upphandling.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Upphandling ramavtal avseende låsservice för Svenska Bostäder med dotterbolag”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 14).
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Beslutunderlag för investering avseende grundförstärkning samt upprustning av fastigheter Pyramiden 8, Södermalm”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 15).
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att genomföra investeringen enligt i ärendet redovisade förutsättningar och känslighetsanalys
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Organisationstillhörighet”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 16).
Under överläggning yrkade ledamöterna Karin Hanqvist och Jan Sörling samt vice ordföranden, med instämmande av suppleanten Gunilla Bhur, i enlighet med vad som anförs i Bilaga 16 A.
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att ge VD i uppdrag att ansöka om medlemskap i Fastighetsägarna Stockholm.
Därefter gjorde suppleanten Gunilla Bhur ett ersättaryttrande i enlighet med vad som anförs i Bilaga 16 B.
Verkställande direktören lämnade en muntlig rapport rörande tillämpning av direktupphandling m m i anledning av påpekanden i revisions PM årsbokslut 2011.
Styrelsen beslutade att godkänna rapporten.
Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Skrivelser till Svenska Bostäders styrelse att anmälas på styrelsesammanträde” daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 18).
Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att godkänna anmälan.
a) Inbjudan Annedals bostadsutställning
Verkställande direktören informerade om besök för styrelsen på Annedals bostadsutställning m m den 23 augusti 2012 enligt utdelad inbjudan.
b) Erfarenheter från studieresa
Verkställande direktören informerade om erfarenheter från styrelsens studieresa till Schweiz och Österrike i september 2011 och vilken påverkan dessa kan få.
c) Extra försökslägenheter för hemlösa
Verkställande direktören och vice VD Patrik Emanuelsson informerade om att Svenska Bostäder tagit fram ett extra antal försökslägenheter för hemlösa.
d) Husby Träff
Verkställande direktören informerade om nuläget beträffande Husby Träff.
Riktlinjer för styrelseledamots kontakt med enskild hyresgäst eller annan
Styrelsen diskuterade hur enskild styrelseledamot skall hantera den situationen att han eller hon blir kontaktad av hyresgäst eller annan motpart till bolaget. På förslag av ordföranden beslutade styrelsen att fastställa följande riktlinjer.
1. Handlingar (inkl. e-post) som skickas till styrelseledamot och gäller ärende hos bolaget är att betrakta som inkommen handling hos bolaget. Det är därmed en allmän handling som ska postregistreras av bolaget. Sådan handling ska omgående översändas till registrator för registrering och handläggning inom bolaget.
2. Enskild styrelseledamot kan och ska inte företräda bolaget utåt. Det är bara ordföranden och VD som ska uttala sig på bolagets vägnar.
3. Styrelseledamot som blir kontaktad av enskild hyresgäst eller annan motpart bör informera denne om att det är bolaget som handlägger ärendet. Erfarenhetsmässigt gäller sådana frågor i princip alltid löpande förvaltningsfrågor som VD har att självständigt hantera.
4. I undantagsfall kan det vara motiverat för styrelseledamot att i informationssyfte besöka enskild hyresgäst eller annan motpart. I de fall det föreligger någon form av tvist mellan bolaget och hyresgäst eller annan motpart kan dock ett sådant besök leda till felaktiga förväntningar hos denne och bör därmed undvikas.