Din position: Hem > Tyresö kommun > Kommunstyrelseutskottet > Sammanträde 2008-10-22
Kommunstyrelseutskottets beslut
1. Diskussionen och redovisningarna noteras.
Beskrivning av ärendet
Förberedande inbrott har skett på Kumla och Stimmets skolor.
Alby Friluftsgård och Rehabcenter har haft inbrott där man bland annat stulit glassar.
På Bergfotens skola grips en obehörig som tagit sig in i skolans lokaler nattetid.
En personskada då okänd person har kastat in en sten genom ett fönster på en skola.
Många ungdomar har vistats på skoltak kvällstid och skadegörelse har förekommit på fasader och skolgårdar.
Säkerhets- och beredskapsenhetens förslag till åtgärder
Nu går vi in i en mörk period och det är därför viktigt att skolorna ser över så att befintlig belysning fungerar. Säkerhetsenheten tittar på behov av en trygghetsvandring i mörker under hösten 2008 på utsatta ställen.
Då ungdomsdiskoteket som anordnades vid Valborg föll väl ut pågår nu planering för ett liknande arrangemang på novemberlovet.
Fastighetsenhetens redovisning av kostnader för skadegörelse och åverkan samt klottersanering
Fastighetschefen Jan Nilsson redovisar kostnaderna för skadegörelse och åverkan samt klottersanering. Av redogörelsen framgår att kostnaderna hitintills i år är lägre än föregående år.
Ordförandeutlåtande
Jag föreslår att kommunstyrelseutskottet beslutar notera redovisningen.
_____
1. Redovisningen noteras.
Säkerhetssamordnare Maj Ingels lämnar en slutredovisning om införandet av Marsh Plus i kommunens verksamheter (aktbilaga).
Marsh Plus är ett webbaserat datorprogram som ett hjälpmedel avsett för systematiskt brandskyddsarbete, inventering av säkerhetssystem, rapportering av skada och tillbud samt säkerhetsanalys.
Kostnaden för programmet uppgår till 5 000 kronor per månad oavsett antalet användare.
De hitintills gjorda erfarenheterna utvisar ett mycket positivt resultat.
Jag föreslår att kommunstyrelseutskottet beslutar att notera redovisningen.
Säkerhetssamordnare Maj Ingels lämnar en redovisning från den genomförda ledningsövningen Orvar som genomfördes den 18 september 2008. av redovisningen framgår följande:
Kommunens säkerhets- och beredskapsplanering syftar till att skapa förutsättningar för att den kommunala verksamheten och övrig verksamhet inom kommunens gränser kan anpassas till rådande förhållanden samt att höja kommunens krishanteringsförmåga i fred.
De övergripande målen för ledningsövningen Orvar var att förbättra:
- Insikten om ansvarsfördelningen mellan krisledningsnämnd och krisledningsgrupp
- Förmågan att agera inom eget ansvarsområde
- Förmågan att prioritera olika gruppers behov (t.ex vaccin vid en pandemi)
- Förmåga att samordna kommunikation till allmänhet, media och andra aktörer
Scenariot för övningen var att Tyresö drabbats av en allvarlig storm som medförde att en rad olika olyckor och händelser inträffade inom en mängd områden.
Kommunen var bra på att
- sätta igång krisledningens arbete
- kommunalrådet bra på att hänvisa pressen till pressansvarig
- bemötande internt och externt agerande (motspelsgruppen)
- lösa problem
- lämna en lägesrapport till länsstyrelsen
Områden som kan förbättras och diskuteras är att:
- ordna avlösare på telefon för ett fåtal nyckelpersoner och att samtalen ska filtreras av någon.
- utse en lämplig tjänsteman att vara pressansvarig.
- klargöra säkerhetsenhetens roll i krisledningen
- utarbeta användarvänliga krispärmar med checklistor
- tillämpa telefondisciplin på möten.
Tyresö kommun avser att anordna ”Halloweendiscot” i samarbete med Energikällan och Swebus för att ge ungdomarna ett drogfritt alternativ till den numera etablerade ”fest” helgen runt allhelgona. Det är till stor del ungdomarna själva som planerar och genomför verksamheten med stöd från fritidsledare och även andra vuxna i samarbete med Tyresö Fritidsgårdar.
Barn- och utbilningsförvaltningen ansvarar för verksamheten.
Utredningen har tagits fram på uppdrag av Kommunstyrelsen i Tyresö kommun med anledning av Klimat- och sårbarhetsutredningen och de klimatscenarier som tagits fram av FN:s klimatpanel, IPCC (Intergovernmental Panel on Climate Change) och SMHI (Sveriges Meterologiska och Hydrologiska Institut).
Uppdrag gäller att undersöka om och i så fall var eventuella riskområden för ras, skred och erosion finns i kommunen. Uppdraget innefattar även en bedömning av om kommunen snarast kan göra något för att minska framtida problem.
Syftet med utredningen är att skapa en bild av vilka eventuella klimatrelaterade risker som kommunen kan förvänta sig de närmsta 100 åren. Utredningsresultaten visar på att vi i framtiden kommer att få räkna med att höga vattenstånd samt en ökad stormfrekvens som återkommer mer ofta än i dagsläget. Havets medelvattenyta i framtidens klimat (mellan åren 2071 och 2100), kan komma att ligga mellan -27 cm till +19 cm i jämförelse med dagens medelvattenyta.
I utredningen redovisas förslag åtgärder som kan sättas in för att minska kommunens sårbarhet.
De genomförda utredningarna visar att ett förändrat globalt klimat även kan förväntas påverka Tyresö, om än i mindre omfattning jämfört med andra delar av Sverige. Samtidigt visar utredningen att kommunens tidigare ställningstaganden om att tillämpa säkerhetsmarginaler och +-höjder för bebyggelse i vissa strandnära detaljplaner är tillräckliga även för att klara de vattenståndshöjningar och ras- eller skredrisker som kan bli följden av ett förändrat framtida klimat.
Va- och renhållningschefen Bertil Eriksson gör en muntlig redovisning av utredningen. Under redovisningen framkommer att tekniska kontoret ska utarbeta förslag till prioritering av de åtgärder som redovisas i utredningen.
1. Redovisningen noteras
Enligt lagen om kommunal energiplanering ska det finnas en aktuell plan för tillförsel, distribution och användning av energi i varje kommunen.
Energiplanen utgår från ett långsiktigt perspektiv med en kontinuerlig process där antagna mål ska leda till prioriterade insatser. Planen har i första hand en inriktning det som kommun skälv kan påverka.
Av planen framgår det att kommunen har ett mycket starkt beroende av el-energi. Av den totala energianvändningen är närmare 50 % el-energi.
Småhusbebyggelse använder närmare 90 % av hushållens totala elanvändning.
Enligt förslag till Klimat- och energistrategi ska kommunen
· I första hand undvika eller minska behovet av att använda energi
· I andra hand använda energin mer effektivt
· I tredje hand använda förnybar energi
Fastighetschefen Jan Nilsson gör en muntlig redovisning av förslaget till energiplan.
Väx i din Vikt- projekt för överviktiga barn och unga, samverkan Tyresö kommun, SLL och Tyresö Korpen.
Samordnaren Mette Kjörstad ger en muntlig redovisning av resultat och erfarenheter från projektet.
1. Redovisningen läggs med ett godkännande till handlingarna.
Lokalförsörjning
Kommentar till periodutfall: Fastighetsenheten redovisar ett underskott på 0,8 mkr per den sista september. Intäkter har blivit lägre än budgeterat på grund av att Bollmora föreningsgård och fritidskontoret saknar hyresgäster.
Enligt beslut i kommunstyrelsen har fastighetsenheten erhållit 10 mkr utöver budget för eftersatt planerat underhåll för 2008.
Planerade eller vidtagna åtgärder för att undvika prognostiserat underskott: Utöver de extra anslagen kommer inga fler periodiska underhållsåtgärder att utföras.
Väghållning
Kommentar till periodutfall: Det totala överskottet beror till största delen på den milda vintern, samt sjukfrånvaro i personalgruppen, vilket i sin tur även leder till minskade övriga driftskostnader.
Kommentar till årsprognos: På grund av den milda vintern lämnas en årsprognos på +2 mkr.
Park
Kommentar till periodutfall: Utfallet visar ett litet överskott jämfört med budget. Delvis på grund av lägre kapitaltjänstkostnader samt lägre kostnader för gräsklippning på grund av gynnsam väderlek.
Idrott- och friluftsliv
Kommentar till periodutfall: Kostnaderna för idrott- och friluftsverksamheten visar ett mindre underskott dels för ökade kapitaltjänstkostnader samt ökade elkostnader i samband med uppstarten av de konstfrysta isbanorna.
Sidoordnad verksamhet
Kommentar till periodutfall: På grund av den milda vintern har inte ersättning behövt betalas ut till entreprenörer som snöröjer vägar inom vägföreningarnas områden. Detta är orsaken till den stora skillnaden mellan budget och utfall.
Exploatering
Kommentar till periodutfall: Större delen av överskottet beror på lägre kapitaltjänstkostnader jämfört med budget då planerade investeringar skjutits i tid.
Kommentar till årsprognos: Då kapitaltjänstkostnaderna blir lägre jämfört med budget på visar årsprognosen ett överskott på 0,5 mkr.
Hållbar utveckling och miljö
Kommentar till periodutfall: Överskottet beror till största delen på vakanser under första delen av året inom verksamheterna hållbar utveckling och miljö.
Va-verket
Kommentar till periodutfall: Kostnaderna för rening av avloppsvatten är högre än budgeterat vilket till stor del ligger till grund för underskottet och främst är påverkade av de regnrika månaderna februari, april och augusti. Ökade el-kostnader samt akuta materialinköp på grund av pumphaverier i avloppspumpstationer påverkar också kostnadsbilden. Intäkterna är högre än budget på grund av inkomna anslutningsavgifter från exoplateringsområden.
Kommentar till årsprognos: Årsprognosen redovisar ett underskott jämfört med budget på 1 mkr vilket beror på ovanstående kommentar.
Renhållning
Kommentar till periodutfall: Verksamheten visar ett positivt resultat främst påverkat av fortsatt hög ersättning för metallskrot och ökade intäkter från rörliga hushållsavfallsavgifter samt fler försålda företagskort till kretsloppscentralen.
Centralköket
Kommentar till periodutfall: Personalkostnaderna är mindre än budget för perioden, vilket beror på en sjukskrivning. Dessutom har livsmedlen blivit billigare jämfört med budget.
Kommunstyrelseutskottet föreslås med ett godkännande lägga redovisningen till handlingarna.
Tekniska chefen Åke Skoglund lämnar muntlig redovisning av pågående arbeten inom tekniska kontorets verksamhetsområde.
- Breviksskolan – grundläggning
- Björkbacken ombyggnaden är igång
- Va-arbeten i Krusboda
- Gudöbroleden
Kommunstyrelseutskottet föreslås besluta notera redovisningen.
Pågående och kommande upphandlingar är de samma som för föregående månad.
Kommunstyrelseutskottet föreslås notera redovisningen.
Beslut fattade av tekniska chefen Åke Skoglund.
Ramavtal för kameraanläggningar
Utvärderingen har utförts av Ingvar Wernvik på Marsh AB
Nischaya har antagits som entreprenör. Tyresö kommun har i dagsläget valt att enbart installera kamerautrustning i Kumla skola.
Kostnad: 1 084 600 kronor exklusive mervärdesskatt
Beslut fattade av Leif Svärdsén
Flyttning skrotning av fordon
Antal långtidsuppställda fordon perioden från den 1 september till den 30 september 2008 antecknades 16 fordon varav 10 stycken protokollfördes, under perioden har 3 skrotats och 6 stycken har efter skriftlig uppmaning flyttats av fordonsägaren. Från den 1 januari 2008 till och med den 30 september 2008 har 74 stycken fordon protokollförts för åtgärd.
Parkeringstillstånd för rörelsehindrade
Beviljade parkeringstillstånd för rörelsehindrade perioden från den 1 september till den 30 september 2008 uppgick till 30 stycken. Två stycken ansökningar har avslagits och fem stycken har sänts vidare till kommunens förtroendeläkare för utredning. Antal utfärdade parkeringstillstånd under perioden 1 september till den 30 september 2008 är 135 stycken.
Lokal trafikföreskrift om begränsad hastighet till 30 km/tim.
På Myggdalsvägen mellan 40 meter öster om Grepvägen och 70 meter syd öster om Bondevägen får fordon inte färdas med högre hastighet än 30 km/tim vardagar mellan klockan 07.00 – 17.00.
Kommunstyrelseutskottet föreslås besluta att notera redovisningen.
Timanställningsavtal och matrikelkort för personer födda före 1910 ska gallras.
För timanställda ska endast det första och sista avtalet i akterna bevaras samt matrikelkortet.
Matrikelkort för personer födda före 1910 ska gallras.
De aktuella handlingarna är matrikelkort för personer födda före 1910 och det första och sista timanställningsavtalet i akterna föreslås till gallring.
De handlingar som finns på personalkontoret är: Anställningsavtal, personalmatriklar, pensionsbeslut, avtal, ansökningar om anställning m.fl. De flesta handlingar ska bevaras men det finns också de som är av mindre betydelse eller endast har betydelse för en kortare tid. Dessa handlingar kan gallras efter ett visst antal år för att frilägga utrymme i arkiven och för att göra arkiven mer överblickbara.
Många typer av handlingar som finns vid personalkontoret kan gallras enligt Sverige Kommuner och Landstings och Riksarkivets gallringsråd. En del av dessa handlingar som är inte lika vanligt förekommande måste därför särbehandlas.
För att kunna gallra dessa handlingar måste ett gallringsbeslut fattas. Enligt kommunens arkivreglemente och kommunstyrelsens delegationsordning är det kommunstyrelseutskottet som beslut om detta.
Kansli och personalkontorets förslag till åtgärder
En bevarande- och gallringsutredning har gjorts för handlingar vid personalkontoret.
Efter genomförd utredningen föreslås att följande handlingar till gallring: timanställningsavtal och matrikelkort för personer födda före 1910.
De timanställda kan ha många anställningsavtal. Ofta ligger minst 10 st i akten vilket dels är utrymmeskrävande och dels försämrar överblickbarheten. Därför föreslås att endast det första och sista avtalet i akterna bevaras, samt matrikelkortet.
Matrikelkort för personer födda före 1910, kräver utrymme och är aldrig eftersökta, därför föreslås dessa till gallring.
Jag föreslår att kommunstyrelseutskottet beslutar i enlighet med kansli och personalkontorets förslag.
Barn- och utbildningsförvaltningen
1. Barn- och utbildningsförvaltningen uppmanas att åtgärda de brister som redovisas i kansli och personalkontorets tjänsteskrivelse från den 19 oktober 2008 (aktbilaga).
2. Redovisningen noteras.
Kansli och personalkontoret har kontrollerat arkivutrymmen och dokumentskåp på Krusboda skola, Sofiebergsskolan, Hanvikens skola, Njupkärrs skola, Bergfotens skola, Stimmets skola och Fårdala skola.
Resultatet av inspektionerna visar att det finns genomgående behov av brandsäkra utrymmen för förvaring av arkivhandlingar. Vidare är det stora brister i hanteringen av arkivhandlingar.
Kansli och personalkontorets bedömning och förslag till åtgärder
Krusboda skola
Skolan är i akut behov av brandsäkra utrymmen. Sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial förvaras helt oskyddade.
Skola rekommenderas att leverera bevarandematerialet (vilket idag förvaras i källarförrådet) till kommunarkivet eftersom förrådet inte är brandsäkert och upplevs som dammig, kall och fuktig. Vidare rekommenderas att originalfakturorna skickas till depån i Södertälje och gallra gallringsbara handlingar.
Krusboda skola ska för förvaring av elevårdshandlingar och skolhälsovårdsjournaler införskaffa brandsäkra skåp.
Sofiebergsskolan
Sofiebergsskolan har god ordning på sina handlingar men är i stort behov av brandsäkra utrymmen. Skolan har endast ett brandklassat arkivskåp. I det skåpet förvaras elevvårdshandlingar och rehab-handlingar. Övriga sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial förvaras helt oskyddade.
Sofiebergsskolan ska för förvaring av skolhälsovårdsjournalerna och övriga sekretessbelagda handlingar införskaffa brandsäkra skåp.
Skolan rekommenderas att leverera det äldre avslutade bevarandematerialet till kommunarkivet.
Hanvikens skola
Skolan är i stort behov av arkivsäkra utrymmen. Skolan har tre brandklassade arkivskåp. I skåpen förvaras klasskassa, rekvisitioner, skolpsykologjournaler och originalfakturor. Övriga sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial förvaras idag helt oskyddade.
Hanvikens skola ska för förvaring av skolhälsovårdsjournalerna och övriga sekretessbelagda handlingar införskaffa brandsäkra skåp.
Skolan rekommenderas att flytta ut och leverera nationella prov i svenska, äldre elevfoton och äldre klasslistor till kommunarkivet.
Skolan rekommenderas att leverera de äldre originalfakturorna till depån i Södertälje. På så sätt kan plats beredas för sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial i det brandklassade arkivskåpet. Fakturorna som idag förvaras i skåpet har lång gallringsfrist men är inget bevarandematerial och innehåller heller inte personuppgifter. I övrigt rekommenderas skolan att gallra de gallringsbara handlingarna.
Bergfotens skola
Skola är i stort behov av brandsäkra utrymmen. Skolan har två brandklassade arkivskåp. I skåpen förvaras elevakter och skolpsykologjournaler. Övriga sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial förvaras helt oskyddade.
Bergfotens skola ska för förvaring av skolhälsovårdsjournalerna och övriga sekretessbelagda handlingar införskaffa brandsäkra skåp.
Skolan rekommenderas att leverera det äldre avslutade bevarandematerialet till kommunarkivet samt gallra de gallringsbara handlingarna.
Njupkärrs skola
Njupkärrs skola är i stort behov av brandsäkra utrymmen. Skolan har endast två brandklassade arkivskåp. I skåpen förvaras skolhälsovårdsjournaler och elevakter. Övriga sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial förvaras helt oskyddade.
Njupkärrs skola ska för förvaring av sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial införskaffa brandsäkra skåp.
Skolan rekommenderas att flytta ut sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial ur källarförrådet eftersom materialet riskerar att ta skada av kyla, fukt och damm samt att skolan levererar det äldre avslutade bevarandematerialet till kommunarkivet.
Stimmets skola
Stimmets skola är i akut behov av brandsäkra utrymmen. Skolan har ett brandklassat arkivskåp vilket idag används för förvaring av originalfakturor. Sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial förvaras helt oskyddade.
Stimmets skola ska för förvaring av skolhälsovårdsjournalerna och övriga sekretessbelagda handlingar införskaffa brandsäkra skåp eller bygga om förrådet till en brandsäker lokal.
Skolan rekommenderas att levererar nationella proven i svenska till kommunarkivet. Vidare rekommenderar skolan att flytta ut fakturorna ur det brandklassade arkivskåpet och i stället förvara de sekretessbelagda elevakterna i skåpet tills att brandsäkra förvaringsplatser har ordnats. Fakturorna som idag förvaras i skåpet har lång gallringsfrist men är inget bevarandematerial och innehåller heller inte personuppgifter.
Fårdala skola
Fårdala skola är i akut behov av arkivsäkra utrymmen. Skolan har endast ett brandklassat arkivskåp vilket idag används för förvaring av åtgärdsprogram och fakturor. Övriga sekretessbelagda handlingar och bevarandematerial förvaras helt oskyddade.
Fårdala skola ska för förvaring av skolhälsovårdsjournaler och övrigt sekretessbelagt material införskaffa brandsäkra skåp.
Skola rekommenderas att leverera klasslistor och nationella prov i svenska till kommunarkivet så att utrymmen friläggs. Vidare rekommenderas skolan att flytta ut fakturorna ur det brandklassade arkivskåpet och i stället förvara de sekretessbelagda elevvårdshandlingarna i skåpet tills att brandsäkra utrymmen har ordnats. Fakturorna som idag förvaras i skåpet har lång gallringsfrist men är inget bevarandematerial och innehåller heller inte personuppgifter.
Kumla skola
Trots påpekandet vid inspektionen den 28 april 2008 har någon förbättring arkivsituationen inte genomförts. Det är ytterst angeläget att Kumla skola omgående rensar ut skräp och städar upp i källarutrymmet där arkivering för närvarande sker. Kumla skola måste snarast avsätta resurser för att rensa, ordna och kartonglägga arkivhandlingarna. När detta ske bör materialet levereras till kommunarkivet.
Som tidigare påtalats rekommenderas skolan att köpa in brandsäkra skåp för förvaring av skolhälsojournaler och annat sekretessbelagt material.
Det är en självklarhet att respektive skola snarast måste åtgärda sin interna hantering av arkivhandlingar och att gallra inaktuella handlingar samt rensa ut ovidkommande bråte. Jag föreslår därför att kommunstyrelseutskottet beslutar uppmana barn- och utbildningsförvaltningen uppmanas att snarast åtgärda de brister som redovisas i kansli och personalkontorets tjänsteskrivelse från den 19 oktober 2008. Vidare föreslås att redovisningen noteras.
Mängderna grovavfall som tagits emot vid kretsloppcentralen har ökat med 4,6 % mellan åren 2006 – 2007. Prognosen för 2008 pekar på fortsatt stora mängder. Detta medför att besöksfrekvensen ökar vid Kretsloppcentralen (under 2006 besöktes anläggningen av 68 500 personer och under 2007 uppgick besöken 73 600 personer).
För att öka tillgängligheten vid anläggningen föreslås ett ökat öppethållande av kretsloppscentralen dagtid, från idag 06.30 - 12.00 till 07.00 – 13.00 samt att kvällsöppet införs även tisdag och onsdag. Detta innebär att kretsloppscentralen håller kvällsöppet för samtliga dagar måndag – torsdag.
Va- och renhållningschefen Bertil Eriksson lämnar en muntlig redovisning av ärendet.
Det är glädjande av vår renhållningsservice uppskattas av våra kommuninvånare och att servicen kontinuerligt utvecklas och förbättras. Jag förslår att kommunstyrelseutskottet beslutar notera redovisningen.