Sammanträde 2018-05-22

Dnr 2018/VN 0014 008

Valnämndens förslag till beslut
- Reviderad dokumenthanteringsplan för valnämnden antas.

Beskrivning av ärendet
Enligt arkivlagen (AL) (SFS 1990:782) krävs att kommunen har god ordning på sin dokumenthantering. Valnämndens dokumenthanteringsplan har reviderats med anledning av valet 2018. Som underlag har använts tidigare dokumenthanteringsplan och Sveriges kommuner och landstings gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner. Ärendet presenteras i bilagd tjänsteskrivelse med tillhörande bilaga.

Bilagor
Valnämnden tj skr.docx
Dokumenthanteringsplan för Valnämnden 2018.docx

Dnr 2018/VN 0017 004

Valnämndens förslag till beslut
- Jenny Gardbrant, chef för kommunkansliet, utses till dataskyddsombud för Valnämndens verksamhetsområde. Uppdraget gäller från och med den 25 maj 2018 då den nya dataskyddsförordningen träder i kraft.

Beskrivning av ärendet
Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i kraft, innan dess krävs att alla offentliga myndigheter ska utse ett dataskyddsombud för att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter ska skickas in till Datainspektionen.

Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att chefen för kommunkansliet utses till dataskyddsombud för Valnämndens verksamhetsområde. Uppdraget gäller från och med den 25 maj 2018 då den nya dataskyddsförordningen träder i kraft.

Bilagor
Tjänsteskrivelse Dataskyddsombud Valnämnden.docx

Dnr 2018/VN 0016 004

Valnämndens förslag till beslut
1. Uppgiften att vid behov göra rättelse i röstlängd delegeras till chef för kommunkansliet.
2. Chefen för kommunkansliet kan vidaredelegera uppgiften till annan tjänsteman på kommunkansliet.

Beskrivning av ärendet
Röstlängderna fastställs 30 dagar före valdagen, dvs den 10 augusti vid valet till riksdag, kommun och landsting 2018. De personer som anser sig felaktigt uteslutna ur röstlängden eller anser att de uppgifter som anges om dem är felaktiga, ska senast 12 dagar innan valet dvs. den 28 augusti begära rättelse av uppgifterna hos länsstyrelsen.

Länsstyrelsen beslutar om rättelse ska göras eller inte. I de fall att beslut om rättelse fattas efter att röstlängderna tryckts måste kommunen föra in ändringen manuellt i det aktuella distriktets röstlängd. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår valnämnden besluta att chefen för kommunkansliet delegeras rätten att vid behov göra rättelser i röstlängden. Vidare föreslår förvaltningen att chefen för kommunkansliet kan vidaredelegera uppgiften till annan tjänsteman på kommunkansliet.

Bilagor
Tjänsteskrivelse.docx

Dnr 2018/VN 0018 004

Valnämndens förslag till beslut
1. Ordföranden och vice ordföranden vid valet till riksdag, kommun och landsting den 9 september 2018 utses enligt kommunkansliets förslag.
2. Chefen för kommunkansliet ges i uppdrag att vid behov utse nya ordföranden och vice ordföranden till valet till riksdag, kommun och landsting den 9 september 2018.

Beskrivning av ärendet
Det är valnämnden som utser ordföranden och vice ordföranden. Kommunkansliet har sammanställt ett förslag på ordföranden och vice ordföranden för de olika valdistrikten till valet till riksdag, kommun och landsting den 9 september 2018. Förslaget finns att läsa i den till ärendet bilagda tjänsteskrivelsen. För att underlätta den praktiska hanteringen vid eventuellt behov att snabbt utse ersättare föreslår kommunstyrelseförvaltningen att chefen för kommunkansliet ges delegation att fatta beslut om detta.

Bilagor
Tjänsteskrivelse ordförande och vice ordförande valet 2018 (2).docx