Din position: Hem > Stockholms stad > Bostadsförmedlingen i Stockholm > Sammanträde 2007-12-13

Sammanträde 2007-12-13

Datum
Klockan
14.30
Plats
Bostadsförmedlingens sammanträdesrum, Fleminggatan 6 b v
Mötesinformation

Justeras:
Tord Bergstedt
Sune Gidgård

Närvarande:

Ordföranden Tord Bergstedt (m)

Ledamöterna
Sune Gidgård (s)
Ann-Christin Kjellman (fp)
Caroline Kling (mp)
Anna Wilson (m)

Tjänstgörande ersättare
Emma Lindqvist (s)
Fredrik Styrlander (m)

Ersättare
Ariano Benalal (fp)
Jackie Nylander (v)
Uno Olofsson (mp)
Stig Trossö (m)

Närvarande från bostadsförmedlingen var Per Anders Hedkvist, Christer Ericsson, Barbro Fredriksson, Mattias Holmberg och Martin Ottosson samt vid protokollet Birgit Jonsson

Närvarande som bostadsförmedlingens personalföreträdare var Matts Andersson SACO-K.

§1 ÖPPNANDE

Ordföranden öppnade sammanträdet och hälsade alla välkomna.

§2 JUSTERING

Ordföranden Tord Bergstedt (m) och ledamoten Sune Gidgård (s) utsågs att justera dagens protokoll. Ordföranden meddelade att protokollet skulle justeras senast den 18 december 2007.

§3 GODKÄNNANDE AV DAGORDNINGEN

Styrelsen beslöt

att godkänna dagordningen på sätt som framgår av detta protokoll

§4 PROTOKOLL FRÅN FÖREGÅENDE SAMMANTRÄDE

Anmäldes protokoll nr 9/2007

Styrelsen beslöt

att lägga protokollet till handlingarna

§5 ANMÄLNINGSÄRENDEN

Ärenden anmäldes enligt en av bolaget upprättad förteckning.

Styrelsen beslöt

att lägga anmälningsärendena till handlingarna

§6 ÖVERSYN AV BOLAGETS STYRDOKUMENT

Styrelseärende nr 039/2007 ”Översyn av bolagets styrdokument” förelåg.

Styrelsen beslöt

att anta följande helt nya styrdokument,

Titel

· Policy för friskvård Bilaga 2

· Internkontrollplan 2008 Bilaga 3

att revidera följande styrdokument,

Titel

· Policy och regler för informationssäkerhet Bilaga 4

· Regler för förmedling av lägenheter till bostadskön Bilaga 5

· Attestinstruktion Bilaga 6

· Riktlinjer för förtursverksamheten Bilaga 7

att uppdra åt VD att efter att stadens pågående arbete med riktlinjer inom aktuella områden låta ut- eller omarbeta och återkomma med förslag till följande nya styrdokument samt att i avvaktan på detta låta nuvarande styrdokument gälla,

Titel

· E-strategi

· Personalpolitik

· Riktlinjer för representation

· Policy om mutor

· Policy för mobiltelefoner

· Intern integritetspolicy

att bibehålla följande av styrelsen fastställda styrdokument oförändrade samt

Titel

· Arbetsordning för Stockholms Stads Bostadsförmedling AB

· Verksamhetsplan för 2008

· Upphandlingspolicy

· Policy för konkurrens och valfrihet

· Aktivitetsplan

· Handläggning av ärenden med skyddade personuppgifter

· Hantering av förbättringsförslag och synpunkter av allmän karaktär

· Finanspolicy för Stockholms Stads Bostadsförmedling AB

· Jämställdhets- och mångfaldspolicy

· Jämställdhets- och mångfaldsplan 2008

· Arbetsmiljöpolicy

· Kommunikationspolicy

· Kommunikationsplan 2007-2009

· Arkivorganisation och - instruktion

· Policy för utlämnande av allmän handling

· Regler för elektronisk post

· Användning av betalkort

· Policy för tjänsteresor, kurser m.m.

· Policys för bisysslor

· Dokumenthanteringsplan

· Upprättande, implementering och fortlöpande översyn av styrdokument

att låta följande styrdokument utgå

Titel

· Arkivbildningsplan

· Policy för personalförmåner

§7 SAMMANTRÄDESTIDER FÖR 2008

Styrelseärende nr 40/2007 ”Sammanträdestider för 2008” förelåg.

Styrelsen beslöt

att fastställa nedanstående sammanträdestider för 2008

Veckodag

Datum

Klockan

Ärenden

Onsdag

23 januari

15.00

Preliminärt bokslut ska vara inrappor­terat till Redovisningsenheten senast den 24 januari.

Onsdag

12 mars

15.00

Strategisk inriktning med investeringar skall vara inrapporterad till Redovis­ningsenheten senast den 13 mars.

Underskriven årsredovisning skall vara inlämnad till Redovisningsenheten senast den 14 mars

Onsdag

16 april

15.00

Löpande ärenden

Tisdag

20 maj

14.00

Tertialrapport 1 skall vara inrapporterad till Redovisningsenheten senast den 21 maj

Onsdag

11 juni

15.00

Löpande ärenden

Onsdag

27 augusti

15.00

Löpande ärenden

Onsdag

17 september

Tertialrapport 2 skall vara inrapporterad till Redovisningsenheten senast den 19 september

onsdag

15 oktober

15.00

Löpande ärenden

Onsdag

12 november

15.00

Budget 2008 skall vara inrapporterad till Stadshus AB senast den 17 november

Onsdag

17 december

15.00

Löpande ärenden

§8 MÅNADSSTATISTIK

Styrelsen beslöt

att lägga månadsstatistiken till handlingarna

§9 VD: s INFORMATION TILL STYRELSEN

Per Anders Hedkvist informerade om följande.

· Under den senaste helgen råkade bolaget ut för ett IT-problem med en kraschad server.
Man kunde dock, i avvaktan på reparation av den ordinarie servern, lösa problemet tillfälligt utan att det fick några allvarliga konsekvenser för verksamheten.

· Barbro Fredriksson redogjorde för ett ärende där en bostadsköande som förlorat sin kötid anmält bolaget till Allmänna reklamationsnämnden. Först måste prövas om ARN har rätt att ta upp ett sådant ärende eftersom det inte rör sig om en tvist. Juridiska avdelningen kommer att kontaktas.

· Banverket har presenterat utbyggnaden av Citybanan och begär evakueringshjälp. Bolaget kommer att till skillnad från tidigare liknande fall även att hjälpa till med evakuering av bostadsrätter.

· Vallentuna kommun har inkommit med ett önskemål om att bolaget ska ta över Vallentunas förtursverksamhet.

· Stockholm Business Alliance har tagit in i sitt verksamhetsprogram för 2008 en punkt om regionalt samarbete om hyresrätter utifrån ett förslag som tidigare presenterats av bostadsförmedlingen.

· Tidpunkten för styrelsens planerade studieresa till Madrid ändras till 9-13 april 2008.

§10 STYRELSENS FRÅGOR TILL VD

Styrelsen hade inga frågor att ställa till VD.

§11 ÖVRIGA FRÅGOR

Med anledning av ”Översyn av bolagets styrdokument”, § 6, inlämnade ledamoten Caroline Kling (mp) med instämmande av ledamoten Sune Gidgård (s) ett förslag ”Miljö- och klimatpolicy”. Ordföranden Tord Bergstedt (m) anförde att bolaget har att följa Stadshus AB:s kommande direktiv när det gäller den miljöplan som antagits av kommunfullmäktige.

Styrelsen beslöt att lämna förslaget till bolaget för beredning utifrån de direktiv som ges av Stadshus AB.

Styrelsen hade inga ytterligare övriga frågor.