Din position: Hem > Stockholms stad > Bostadsförmedlingen i Stockholm > Sammanträde 2011-12-14

Sammanträde 2011-12-14

Datum
Klockan
13.30
Plats
Bostadsförmedlingens sammanträdesrum, Fleminggatan 6 b v

4 Protokoll från föregående sammanträde

6 Översyn av bolagets styrdokument

7 Kompletterande ägardirektiv

10 Ersättare i förtursutskottet

12 VD: s information till styrelsen

Bilagor till protokoll
Närvaro.pdf (124 kb)

§1 ÖPPNANDE

Ordföranden öppnade sammanträdet och hälsade alla välkomna.

§2 JUSTERING

Ordföranden Christina Elffors Sjödin (M) och vice ordföranden Emma Lindqvist (S) utsågs att justera dagens protokoll. Ordföranden meddelade att protokollet skulle justeras senast den 21 december.

§3 GODKÄNNANDE AV DAGORDNING

Styrelsen beslöt

att godkänna dagordningen på sätt som framgår av detta protokoll

§4 PROTOKOLL FRÅN FÖREGÅENDE SAMMANTRÄDE

Anmäldes protokoll nr 7/2011

Styrelsen beslöt

att lägga protokollet till handlingarna

§5 ANMÄLNINGSÄRENDEN

Ärenden anmäldes enligt en av bolaget upprättad förteckning.

Styrelsen beslöt

att lägga anmälningsärendena till handlingarna.

§6 ÖVERSYN AV BOLAGETS STYRDOKUMENT

Förelås bolagsstyrelsens styrelseärende nr 024/2011 ”Översyn av bolagets styrdokument” med ett utdelad justering gällande styrdokumentet Attestinstruktion och med förslag till beslut.

Styrelsen beslöt

1. att anta

· Finanspolicy för Stockholms Stadshus AB

· Internkontrollplan 2012

2. att godkänna följande reviderade styrdokument;

  • Arbetsordning för Stockholms Stads Bostadsförmedling AB
  • Kö- och förmedlingsregler för kunder i bostadskön
  • Upphandlingspolicy
  • Skyddade personuppgifter - policy och handläggning
  • Attestinstruktion
  • Arbetsmiljöpolicy
  • Personuppgiftslagen – regler för bostadsförmedlingen
  • Representations- och kontokortspolicy

3. att fastställa följande styrdokument i oförändrat skick;

  • Kö- och förmedlingsregler för kunder i internbyteskön
  • Konkurrens och valfrihet, policy
  • Konkurrens och valfrihet, aktivitetsplan
  • Miljöpolicy
  • Krisledningsplan och kriskommunikation
  • Jämställdhets- och mångfaldspolicy
  • Personalpolicy
  • Utlämnande av allmän handling - policy
  • Regler för elektronisk post
  • Mutor och jäv – policy
  • Tjänsteresor, kurser m.m. – policy
  • Bisysslor – policy

4. att ge bolagsledningen i uppdrag att under 2012 ombesörja en översyn av alternativt ta fram

  • Riktlinjer för förtursverksamheten
  • Kommunikationspolicy
  • Kommunikationsplan 2012
  • Jämställdhets- och mångfaldsplan 2012-2014, samt

5. att följande styrdokument utgår;

  • Informationssäkerhet - policy och regler
  • Betalkort- användning
  • Rutiner för upprättande av styrdokument

Reservation avgavs av Axel Sandin (MP) - med instämmande av ersättaren Linnea Haglund (MP) - enligt följande.

”Styrelsens föreslås besluta bifall till bolagsledningens förslag med följande justeringar gällande styrdokumentet Representations- och kontokortspolicy

att under rubriken ”intern representation” stryka meningen "Förvaltningar och bolag bekostar inte starksprit vid intern representation.”


att lägga till följande mening: Bostadsförmedlingen bekostar inte alkoholhaltiga drycker vid representation, middagar eller andra sammanhang.

att under rubriken ”Representation i form av måltider m m” (Extern representation) stryka meningen ”Undantag kan göras när sedvänja och kutym kräver det.” efter ”Starksprit ska inte förekomma vid extern representation

Alkoholforskningen visar tydligt att alkoholskadorna i ett samhälle inte bara beror på en liten andel människor som inte kan hantera alkohol, utan att skadorna främst beror på den totala alkoholkonsumtionen. Det är därför angeläget att inte bara begränsa alkoholkonsumtionen hos storkonsumenter utan också sänka den totala alkoholkonsumtionen.

Starksprit är drycker som påverkar en persons omdöme och skapar en olycklig norm kring sällskapets umgänge. Inom alla grupper och på alla positioner inom samhället finns människor som av olika anledningar inte dricker alkohol. Bostadsförmedlingen bör inte befästa en kultur där alkohol ses som en självklarhet utan uppmuntra till ett kliv bort från alkoholnormen i samhället. Därför föreslår vi även att ändra i reglerna för extern representation så att vi inom Bostadsförmedlingen alltid väljer att avstå starksprit. Vi anser att samhällets uppsatta mål om minskad alkoholkonsumtion är viktiga att ta hänsyn till, och därför bör inte de köandes köavgift gå till att bekosta alkohol vid offentlig representation.”

§7 KOMPLETTERANDE ÄGARDIREKTIV

Styrelseärende nr 027/2011 ”Kompletterande ägardirektiv” förelåg.

Styrelsen beslöt

att godkänna anmälan av kompletterande ägardirektiv i form av
- E- strategi för Stockholms stad,

- IT- program för Stockholms stad,

- Grön IT- strategi för Stockholms stad,

- Riktlinjer till arkivregler för Stockholms stad (KFS 2007:26), samt

- Säkerhetsprogram för Stockholms stad (inklusive tillhörande riktlinjer i tillämpliga delar),

att i tillämpliga delar gälla för bolaget.

§8 SAMMANTRÄDESTIDER 2012

Styrelseärende nr 023/2011 ”Sammanträdestider 2012” förelåg.

Styrelsen beslöt

att fastställa följande tider för sammanträden med bolagets styrelse 2012

onsdagen den 1 februari,

onsdagen den 14 mars,

onsdagen den 23 maj,

onsdagen den 26 september samt

onsdagen den 21 november, vid samtliga tillfällen med start kl 16.30.

§9 FIRMATECKNING

Styrelseärende nr 026/2011 ”Firmateckning” förelåg.

Styrelsen beslöt

att Stockholms Stads Bostadsförmedling AB:s firma tecknas av

styrelsen

eller

av styrelsens ordförande Christina Elffors Sjödin, vice ordföranden Emma Lindqvist och verkställande direktören Lena Larsson Daag, två i förening,


eller


av styrelsens ordförande Christina Elffors Sjödin, vice ordföranden Emma Lindqvist och administrativa chefen Ingrid Bergkvist, två i förening.

§10 VAL AV LEDAMOT TILL FÖRTURSUTSKOTTET

Styrelseärende nr 025/2011 ”Val av ledamot till förtursutskottet ” förelåg.

Styrelsen beslöt

att utse Solveig Holmgren (S) till ersättare för Sune Gidgård (S) som vice ordförande i förtursutskottet under tiden fram till den 19 mars 2012.

§11 DELEGATION AV ATTESTRÄTT

Styrelseärende nr 028/2011 ”Delegation av attesträtt ” förelåg.

Styrelsen beslöt

att under tidsperioden 3 januari – 15 juni 2012 delegera vice ordförandens attesträtt för ordförandens utgifter till Solveig Holmgren.

§12 STYRELSESTATISTIK T O M NOVEMBER 2011

Styrelsen beslöt

att lägga styrelsestatistiken till handlingarna.

§13 VD: s INFORMATION TILL STYRELSEN

VD Lena Daag informerade om följande

· Ombyggnad av kundtjänst har påbörjats och beräknas vara klar på nyåret

· I ett pressmeddelande har Wallenstam i mycket positiva ordalag beskrivit bostadsförmedlingens tjänster och aviserat att de hädanefter kommer att lämna alla sina successionslägenheter till bolaget för förmedling.


§14 STYRELSENS FRÅGOR TILL VD

Ordföranden Christina Elffors Sjödin (M) efterfrågade möjlighet att låta hela styrelsen få tillgång till förmedlingens intranät ”Husnet”. Bolagsledningen utreder frågan och återkommer till styrelsen med besked.

§15 ÖVRIGA FRÅGOR

Inga övriga frågor förelåg.

Ordföranden tillönskade alla en god jul och ett gott nytt år.