Sammanträde 2012-06-14

Styrelsens ordförande, vice ordförande samt ledamoten Folke Dellström utsågs att justera dagens protokoll.

Utsänt förslag till dagordning godkändes med tillägg enligt § 10.

Anmäldes att protokoll från styrelsens sammanträde den 3 maj 2012 (nr 3 - 2012) är justerat och utsänt.

Anmäldes protokoll från årsstämma den 23 april 2012 med aktieägarna i Stadsholmen.

Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Bokslut tertial 1 och prognos 1”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 4).

Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan följande.

1. Rapporten och bokslutet för tertial 1 år 2012 godkänns.

2. Resultat- och investeringsprognos 1 för helåret 2012 godkänns.

Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Finansiell rapport april 2012”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 5).

Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att godkänna finansiell månadsrapport för april 2012.

Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Fastställande av arbetsordning m m”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 6).

Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att fastställa i ärendet redovisat förslag till arbetsordning jämte instruktion för arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören.

Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Fastställande av attestordning m m”, daterad den 1 juni 2012, (Bilaga § 7).

Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att i ärendet redovisat förslag till attestinstruktion och attestdelegering i tillämpbara delar skall gälla för Stadsholmen.

Förelåg verkställande direktörens skrivelse ”Inkomna skrivelser till Stadsholmens styrelse, anmälan” daterad 1 juni 2012, (Bilaga § 8).

Styrelsen beslutade, i enlighet med verkställande direktörens hemställan, att godkänna anmälan.

a) Enskilda hyresgästärenden

Verkställande direktören lämnade en muntlig information rörande några enskilda hyresgästärenden.

b) Strategi för hyressättning av föreningsgårdar

Verkställande direktören informerade om kontakt och diskussion med Kulturförval­tningen rörande hyressättning av föreningsgårdar. Avsikten är att Kulturförvaltningen, Stadsholmen och andra berörda bolag under hösten 2012 skall komma fram till en gemensam strategi i frågan.

c) Styrelsemöte jämte studiebesök m m 2012-09-06 (heldag)

Verkställande direktören informerade om att Stadsholmen, i samband med styrelse­möte 2012-09-06, kommer att genomföra ett kortare seminarium tillsammans med Kulturhusrådet (med efterföljande gemensam lunch). Efter lunchen blir det tillfälle till studiebesök på några av Stadsholmens fastigheter. Verkställande direktören åter­kommer med program.

a) Organisationstillhörighet

Det noterades att Svenska Bostäders styrelse vid sammanträde 2012-06-14 förväntas besluta att Svenska Bostäder skall ansöka om medlemskap i Fastighetsägarna Stockholm. Ett medlemskap för moderbolaget Svenska Bostäder kommer också att omfatta fastigheter som ägas och förvaltas av dotterbolaget Stadsholmen.

b) Riktlinjer för styrelseledamots kontakt med enskild hyresgäst eller annan

Styrelsen diskuterade hur enskild styrelseledamot skall hantera den situationen att han eller hon blir kontaktad av hyresgäst eller annan motpart till bolaget. På förslag av ordföranden beslutade styrelsen att fastställa följande riktlinjer.

1. Handlingar (inkl. e-post) som skickas till styrelseledamot och gäller ärende hos bolaget är att betrakta som inkommen handling hos bolaget. Det är därmed en allmän handling som ska postregistreras av bolaget. Sådan handling ska omgående översändas till registrator för registrering och handläggning inom bolaget.

2. Enskild styrelseledamot kan och ska inte företräda bolaget utåt. Det är bara ordföranden och VD som ska uttala sig på bolagets vägnar.

3. Styrelseledamot som blir kontaktad av enskild hyresgäst eller annan motpart bör informera denne om att det är bolaget som handlägger ärendet. Erfarenhetsmässigt gäller sådana frågor i princip alltid löpande förvaltningsfrågor som VD har att självständigt hantera.

4. I undantagsfall kan det vara motiverat för styrelseledamot att i informationssyfte besöka enskild hyresgäst eller annan motpart. I de fall det föreligger någon form av tvist mellan bolaget och hyresgäst eller annan motpart kan dock ett sådant besök leda till felaktiga förväntningar hos denne och bör därmed undvikas.